11月14日、防衛省が宮古島に地対艦ミサイルを含む弾薬搬入を本格的に行ったニュースをご存じだろうか。地元の反対派住民は抗議の声を上げ、今回の自衛隊の動きに不満を爆発させているという話だ。防衛省側の説明に食い違いがあることで、地元の反対派はさらに不満を募らせているらしい。
このニュースは、我々米軍ビジネスに関わる者にとって、とても大切な教訓を与えてくれる。
意見の食い違い
我々はビジネスを進めるにあたって、会社内、会社外の協力企業、米軍関係者など多くの関係者とミーティングや打ち合わせを行う。社内での意見のやり取り、報告のやり取り、電話のやり取りをするわけだが、会社としての意見と協力企業の意見、米軍関係者の意見を一致させてプロジェクトを進めるつもりでも、ちょっとしたことで意見の食い違いに出くわすことがある。
いわゆる「言った、言わない」議論だ。
言った言わないでもめる原因は些細なことが多い。たいていは、もめた時に修正すれば何とか矛を収めることができるが、エスカレートすると取り返しがつかないことになり、やがてプロジェクトも前に進めない状態へと発展し、お互いの時間と労力を無駄にしてしまう。
言った言わないを防ぐためにやるべきこと
それは議事録を取ることだ。米軍プロジェクトでは必ずミーティングがあった時に議事録を取り、何を話したか、誰がどんな発言をしたか、どんな合意があったか、何について確認を取ったかなど、様々な議論の内容をまとめる。そして、各関係者に議事録の内容を確認してもらい、署名をもらうことで議事の内容を認めたことになる。
仮に訴訟となった場合、公式記録として証拠となるので、議事録を取ることは非常に重要だ。この議事録の内容と今後の発言に齟齬が発生した場合、議事録を確認することで「言った言わない論」はなくなる。
米軍ビジネスとは
端的に言えば、マネジメント能力の有無で成功が決まる。
議事録を取る、議事録を確認してもらうといった日々の小さな積み重ねがマネジメントなのだ。求められるマネジメント力とは、いかなることを想定して臨み、プロジェクトを円滑に進めることである。意見の食い違いも影響を最小限にとどめることも、マネジメントの一つだ。
あなたのプロジェクトでは、議事録はきちんと取られているだろうか？